polski english
Newsletter
Jeśli chcesz otrzymywać informacje o nowościach, zapisz się do naszego biuletynu informacyjnego.

Zasady rozliczeń projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,


1. Kryteria dostępu i związane z nimi zagrożenia dla końcowego rozliczania projektu.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. obowiązują nowe wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zwanego dalej „PO KL”. Wytyczne dotyczą wydatków w projektach współfinansowanych w ramach Priorytetów I – IX i, zgodnie informacją zawartą w piśmie przewodnim Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 23 grudnia 2010 r., wprowadzają zmiany dotyczące przede wszystkim:
1) systemu wypłaty zaliczek beneficjentom w celu zwiększenia płynności finansowej PO KL,
2) doprecyzowania stosowania algorytmu wyliczania kwoty środków możliwych
do zakontraktowania przez Instytucję Pośredniczącą/ Instytucję Pośredniczącą II stopnia,
3) projektów partnerskich,
4) zamykania projektu oraz wzoru minimalnego zakresu karty zamknięcia projektu,
5) kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL,
6) odsetek bankowych,
7) dnia złożenia wniosku o płatność,
8) stosowania przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa,
9) zmian wniosku o płatność,
10) kwot ryczałtowych w ramach PO KL oraz wzoru minimalnego zakresu umowy
o dofinansowanie dla projektów rozliczanych w oparciu o kwoty ryczałtowe,
11) wzoru minimalnego zakresu listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o płatność,
12) taryfikatora korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków.

Umowy o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach PO KL zawierają klauzulę, zgodnie z którą beneficjent przy wydatkowaniu środków na niego przyznanych zobowiązany jest do stosowania aktualnej wersji wytycznych, zatem wydatki ponoszone od dnia 1 stycznia 2011 r. we wszystkich realizowanych projektach, w tym projektach będących w toku, muszą być zgodne z nowymi wytycznymi z tym, że w odniesieniu do projektów już realizowanych nie będą miały zastosowania nowe reguły, które wpływają na konstrukcję budżetu, takie jak zmiany dotyczące kosztów pośrednich czy katalogu kosztów zarządzania i limitów kosztów zarządzania.
Mając na uwadze, iż PO KL  jest obecnie jednym z najbardziej popularnych spośród realizowanych w Polsce programów ukierunkowanych na rozwój ludzi, ich aktywności zawodowej oraz przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu, problem wprowadzenia nowych zasad kwalifikowania wydatków w jego ramach, dotyczyć będzie szerokiego kręgu podmiotów.

Jedną z najbardziej dotkliwych zmian może okazać się dla beneficjentów wprowadzenie w pkt 3.1.5 Sekcja 5 Wytycznych reguły proporcjonalności rozliczania projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, tj.:
  •  kryterium dostępu;
  •  kryterium strategicznego;
  • celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.
U podłoża powyższej reguły leży zasada, iż wysokość rozliczonych wydatków powinna być proporcjonalna do stopnia zrealizowanych założeń merytorycznych projektu. W związku
z powyższym, zgodnie z Wytycznymi:
1) w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – podmiot będący stroną umowy uznaje wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne;
2) w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w  dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie obniżenie kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich; procent nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez podmiot będący stroną umowy.

Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy, według stanu na zakończenie realizacji projektu, na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność.

O ile sama zasada jest celowa to jednak niektóre jej zapisy mogą budzić poważne zastrzeżenia, niosąc za sobą ryzyka o najwyższej randze dla beneficjentów realizujących projekty w ramach PO KL. Dotyczy to w szczególności sankcji związanej z niespełnieniem kryterium dostępu, tj. koniecznością zwrotu całej kwoty dofinansowania. Zgodnie z nowymi wytycznymi podczas oceny wniosku o płatność końcową, kończącego realizację projektu w ramach PO KL (wniosek taki składa się w ciągu 30 dni od ostatniego dnia realizacji projektu), weryfikowane będzie ponownie spełnienie kryterium dostępu. Jednym z takich kryteriów jest minimalna wartość projektu, czyli całkowita wartość wniosku o dofinansowanie musi być co najmniej równa tej wartości, kwota ta jest każdorazowo określana w dokumentacji konkursowej. Jednak jak wskazuje praktyka tworzenia i realizacji projektów w ramach PO KL, niejednokrotnie planowane na etapie tworzenia wniosku koszty są mniejsze lub w ogóle nie ponoszone (np. zwrot kosztów dojazdu dla beneficjentów, czy zwrot kosztów opieki nad osobami zależnymi). Skutkuje to obniżeniem wartości końcowej projektu, co może także spowodować, że jego wartość końcowa jest niższa od minimalnej wartości projektu określonej w kryterium dostępu. Zgodnie z wytycznymi należy w takim przypadku liczyć się z koniecznością zwrotu całości dofinansowania.

Przykład:
Firma X otrzymała dofinansowanie na realizację projektu szkoleniowego dla swoich pracowników, projekt ma podnieść ich kwalifikacje informatyczne, okres realizacji od 1.06.2009r. do 31.05.2011r. Wartość projektu w dniu składania wniosku wynosił 550 tys. zł., w wyniku negocjacji zmniejszono jego wartość do kwoty 515 tys., taka też wartość projektu została wpisana w umowie o dofinansowanie realizacji projektu. W dokumentacji konkursowej jako jedno z kryterium dostępowych określono minimalną wartość projektu nie mniejszą niż 500 tys. zł. W listopadzie 2010 r. zgodnie z zachowaniem zasady konkurencyjności wybrano firmę szkoleniową, która ma świadczyć usługi szkoleniowe z zakresu nowoczesnego tworzenia stron internetowych. Oferta tej firmy opiewała na kwotę 115 tys. zł,  w projekcie natomiast przewidziana była kwota 135 tys. zł. Zaoszczędzono więc 20 tys. zł, ponadto na innych pozycjach budżetowych oszczędności wynosiły na koniec stycznia 2011 roku 5 tys. zł. Dało to łączną kwotę oszczędności w wysokości 25 tys. zł. Obniżeniu uległa także wysokość wkładu własnego, który miał zostać wniesiony w całości w postaci wynagrodzeń. W wyniku powstałych oszczędności całkowita wartość projektu spadła poniżej minimalnej wartości projektu określonej w kryteriach dostępowych. Firma X w pozostałym okresie realizacji projektu nie może już sobie pozwolić na żadne dodatkowe szkolenia. Niemożliwe też jest wydłużenie czasu trwania projektu (powyżej 24 miesięcy).
Zgodnie z literalnym brzmieniem nowych wytycznych w ww. sytuacji Firma X z uwagi na wykazanie we wniosku o płatność końcową, że nie spełnione zostało kryterium dostępowe,
tj. minimalna wartość projektu 500 tys. złotych, powinna zwrócić wszystkie wydatki.

Mając na uwadze opisane wyżej konsekwencje swoich działań beneficjent będzie musiał rozstrzygnąć dylemat - czy bezmyślnie wydawać środki w ramach takiego projektu tak, aby jego wartość końcowa nie była niższa od minimalnej wartości projektu, czy jednak wydawać je racjonalnie oraz co zrobić w wypadku gdy na usługi/ towary ogłosimy przetarg nieograniczony i powstaną duże oszczędności? Czy zamiast się z tego cieszyć powinien się bać? Z jednej strony ciąży bowiem na beneficjencie obowiązek stosowania przejrzystości i konkurencyjności wydatków, z drugiej musimy pamiętać o regule proporcjonalności. W każdym razie jedno jest pewne: przynajmniej jedna instytucja kontrolująca może, a raczej powinna nas ukarać! Pamiętać należy przy tym, iż o ile jeszcze beneficjenci realizujący projekty, które się nie rozpoczęły lub ich realizacja jest na etapie początkowym mogą monitorować wartość całkowitą projektu, to w przypadku projektów o znacznym stopniu zaawansowania może być to niemożliwe, a ponieważ zgodnie z nowymi wytycznymi reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich projektów (zarówno konkursowych, jak i systemowych) będących w trakcie realizacji (tj. w ramach których, w dniu wejścia w życie Wytycznych, nie zostały zatwierdzone wnioski o płatność końcową), może to oznaczać dla niektórych beneficjentów realizujących projekty poważne problemy.

Jakkolwiek beneficjent zawierając umowę o dofinansowanie projektu wyraża zgodę na stosowanie aktualnych wytycznych, nie powinien być zaskakiwany – w trakcie realizacji projektu – wprowadzaniem reguł, które pozwalają na dokonywanie oceny realizacji całego projektu z uwzględnieniem działań beneficjenta sprzed wejścia w życie Wytycznych, według nowych kryteriów. Skutek wprowadzenia zasady proporcjonalności odnosi się bowiem nie tylko do działań beneficjenta realizowanych od dnia 1 stycznia 2011 r. ale także do działań wcześniejszych – tj. sposobu wydatkowania środków przed tym dniem.  Niestety brak regulacji przejściowych w Wytycznych odnośnie stosowania zasady proporcjonalności do projektów już realizowanych, budzi uzasadniony niepokój beneficjentów. W opisanej sytuacji mogą oni wykorzystywać zapisy wytycznych, zgodnie z którymi:
1) zastosowanie reguły proporcjonalności ma miejsce pod warunkiem, że nieosiągnięcie założeń merytorycznych projektu wynika z przyczyn leżących po stronie beneficjenta. Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ, w szczególności opóźnienia ze strony podmiotu będącego stroną umowy w zawarciu umowy lub przekazywaniu środków na finansowanie projektu;
2) podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu.
Powyższe postanowienia mogą umożliwić wyłączenie stosowania reguły proporcjonalności
w stosunku do projektów, których realizacja jest znacznie zaawansowana, chociaż trudno przewidzieć ostateczne stanowisko i praktykę instytucji kontrolującej w tym zakresie. Wydaje się jednakże, iż możliwość wykorzystania ww. wyłączeń w opisanej wyżej sytuacji jest niewystarczająca i konieczna jest zmiana wytycznych w tym zakresie, celem zapewnienia bezpiecznej realizacji projektów w ramach PO KL. Należy mieć bowiem na uwadze, iż beneficjenci dokładają starań aby realizować te projekty w jak najlepszej wierze a sytuacja, w której dochodzi do zmiany „zasad gry” w jej trakcie i to ze skutkiem  wstecznym, jest nie do zaakceptowania. Powoduje ona, że nawet przez kilka lat po zakończeniu projektu beneficjent będzie się obawiać co może zostać uznane za błąd w sposobie realizacji projektu.

Autorzy:
radca prawny Lidia Szczęsna
Tomasz Leśniowski dyrektor Centrum Szkoleniowego BMM Sp. z o.o.

drukuj